CONCEPTO SOBRE EL MANEJO DE LA HISTORIA CLÍNICA EN EL CONTEXTO DE ESCOLAR

José Guillermo Martínez Rojas

Situación Problémica

En los Colegios se suele manejar la historia clínica de los estudiantes, trabajadores y demás personal vinculado a ellos, con una cierta libertad e incluso, sin mucha diligencia de cuidado, custodia y manejo. Básicamente, las inquietudes que se suelen generar en torno a ella son las siguientes: ¿Cuáles son los criterios y procedimientos adecuados para el manejo de la historia clínica de un integrante de la comunidad educativa? ¿Quién está legitimado para acceder a ella? ¿Qué procedimientos se deben tener en cuenta para su custodia? ¿Cuándo se puede “vulnerar” el derecho de confidencialidad de la historia clínica?

Consideraciones Generales

Las siguientes son algunas consideraciones y presupuestos que se deben tener en cuenta para manejar adecuadamente este concepto.

1) La historia clínica de una persona está compuesta por los registros que hacen los profesionales de la salud (médicos, enfermeras, psicólogos, terapeutas ocupacionales, fonoaudiólogos, entre otros), las epicrisis, los registros de la atención, los informes o remisiones que contengan impresiones diagnósticas o diagnósticos, entre otros. Para el caso de los orientadores escolares también aplican los registros de atención individual de los estudiantes.

2) Los datos personales de los estudiantes, que sean menores de edad y que no sean datos públicos, son datos sensibles, razón por la cual, se debe aplicar para su tratamiento, siempre lo dispuesto por las normas sobre el tratamiento de datos personales sensibles.

3) El ejercicio de los derechos conexos con el de hábeas data de los menores de edad, sólo puede ser ejercido por los padres que detentan la patria potestad de dichos menores de edad o el representante legal.

4) Dada la condición de sensibles de los datos de la historia clínica de una persona, siempre se recomienda, la solicitud de una autorización previa, expresa e informada, para su tratamiento, cumpliendo todas las prescripciones, para tales casos.

Consideraciones Legales

Primero. La Ley 23 de 1981, en su Artículo 34, define la historia clínica como:

“el registro obligatorio de las condiciones de salud del paciente. Es un documento privado, sometido a reserva, que únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley”.

Por otro lado, la Ley 1751 de 2015, establece en su Artículo 10:

“Las personas tienen los siguientes derechos relacionados con la prestación del servicio de salud:

(…)

g) A que la historia clínica sea tratada de manera confidencial y reservada y que únicamente pueda ser conocida por terceros, previa autorización del paciente o en los casos previstos en la ley, y a poder consultar la totalidad de su historia clínica en forma gratuita y a obtener copia de la misma”.

Segundo. La historia clínica de cualquier persona es un dato sensible en los términos que lo ha establecido la jurisprudencia de la Corte Constitucional, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas concordantes. Sobre el particular, la Ley 1581 afirma:

Artículo 5. Datos sensibles. Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Artículo 6. Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Tercero. La Resolución # 1995 de 1999, sobre el manejo de la historia clínica, en su Artículo 14, ha establecido:

Artículo 14.- Acceso a la Historia Clínica. Podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la Ley:

1) El usuario.

2) El Equipo de Salud.

3) Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.

4) Las demás personas determinadas en la ley.

Parágrafo. El acceso a la historia clínica, se entiende en todos los casos, única y exclusivamente para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, debiendo en todo caso, mantenerse la reserva legal.

De lo anterior se deduce, que cualquier persona o entidad, no puede solicitar, de manera indiscriminada, la historia clínica de una persona, por motivos que no sean claros o que no se ajusten a las normas.

Cuarto. La ley de hábeas data ha establecido claramente las siguientes condiciones para el acceso y tratamiento de datos sensibles:

– Siempre debe solicitarse al titular, su autorización, de manera previa, expresa e informada.

– En la autorización que se solicite, debe decir o ser muy claro para el titular de la información, que él puede rechazar suministrar o dar la mencionada autorización, sin que ello le acarree sanción o consecuencia alguna.

– La solicitud de autorización de acceso a la historia clínica, en este caso debe tener una finalidad superior y que no exista otra manera diferente para alcanzar el fin que se pretende.

– El tratamiento de esos datos sensibles (historia clínica), debe obedecer a un beneficio superior o mayor, para el titular de los datos.

Si estas condiciones no se dan, no se puede acceder, solicitar o tratar dichos datos, puesto que se vulneraría un derecho fundamental de los titulares.

Quinto. Ahora bien, en la Ley 1581 de 2012, en su Artículo 10, se establece en el numeral “c”, que no se requiere la autorización para el tratamiento de datos de un titular, si se trata de “un caso de urgencia médica o sanitaria” lo que ha sido invocado por algunas personas o entidades, para tratar (acceder a los datos y usarlos, por ejemplo en los casos de pandemia) que son de naturaleza semi-privada, privada y sensibles, sin una autorización de su parte. Ello no se ajusta propiamente a la normatividad legal vigente sobre el particular, razón por la cual, la recomendación es siempre solicitar y contar con la autorización para el tratamiento de los datos sensibles, como el de historia clínica, puesto que el titular o sus representantes legales, pueden consentir y expresar su punto de vista sobre el particular, dado que no es una urgencia de vida o muerte, en donde al tramitar la autorización del titular, corra riesgo la vida de dicho titular.

Sexto. EL Ministerio de Salud y Protección Social se ha pronunciado sobre las prácticas de las EPS que suelen exigir una copia de la historia clínica o un resumen, cuando se les solicita el pago de una incapacidad médica, en el contexto de una relación laboral. Sobre el particular, dicho Ministerio ha establecido:

El Concepto 201711401883231, del 25 de Septiembre del año 2017 advierte:

“Por último, es necesario precisar que, si una EPS exige copia de la historia clínica o resumen para efectos de tramitar incapacidades o licencias, dicha situación debe ser puesta en conocimiento de la Superintendencia Nacional de Salud, para que esta entidad frente a casos puntuales y en el marco de lo previsto en el Decreto 2462 de 2013, efectúe la investigación y aplique las sanciones a que hubiere lugar”.

De igual manera, en el Concepto Jurídico 202011600068081 de enero 20 del 2020 el Ministerio se pronuncia sobre la transcripción de historias clínicas y al respecto establece que:

“En este orden de ideas y definido el carácter de reserva legal que protege la historia clínica, lo cual se encuentra contemplado en la normativa ya transcrita y en diferentes fallos de la Corte Constitucional, tienen suficiente fuerza vinculante para obligar a todos los actores del sistema a respetar la reserva de la cual goza la historia clínica o la epicrisis y se concluye que una empresa del sector privado o entidad pública en desarrollo de la obligación prevista en el artículo 1216 del Decreto Ley 019 de 2012, no puede solicitar copia de historias clínicas ni pretender acceder a ésta en su totalidad o parte de ella, toda vez que dicho documento es reservado y además porque a él no se ha previsto que tenga acceso el empleador, siendo esta la razón por la cual, es claro que para efectos de tramitar incapacidades y licencias, no es procedente que las EPS exijan a los empleadores y estos a los trabajadores, copia de la historia clínica. (…)

Finalmente, acerca de la documentación que debe adjuntarse a la solicitud para el reconocimiento de la incapacidad se tiene que normativamente no se ha definido el tema, en consecuencia, el trámite administrativo que debe efectuarse ante la EPS para obtener el pago de dichas prestaciones económicas, se realiza bajo los parámetros establecidos por las precitadas entidades”.

Conclusiones

Las instituciones educativas deben observar cuidadosamente las prescripciones y normas anteriores sobre el manejo y uso de la historia clínica de todos los integrantes de la comunidad educativa, en todos los procedimientos y procesos que en ellas se sigan y que involucren algún elemento de la historia clínica.

Las dependencias de recursos humanos no pueden solicitar la epicrisis, el resumen de la historia clínica, o la historia clínica misma, para el recobro de las incapacidades a las EPS. Cuando una EPS solicite un resumen de historia clínica u otros documentos que hagan parte de dicha historia clínica, se debe poner la queja ante la Superintendencia de Salud, porque dicha exigencia no es legal y vulnera un derecho fundamental del titular.

Los reportes que suelen solicitar algunos colegios y otros de entregar formularios de admisión sobre la historia académica del candidato a estudiante, que incluye información psicológica o de los procesos de apoyo escolar (Registro Escolar de Valoración) en sobre cerrado, es absolutamente contrario a lo establecido en las anteriores normas.

Las remisiones o reportes enviados, ya sea desde el servicio de enfermería o desde el de orientación escolar, que incluyan impresiones diagnósticas, o necesidades clínicas específicas o resúmenes de un proceso de atención o de valoración, deben contar con autorización previa, expresa e informada del titular de los datos.