EL DEBIDO PROCESO DISCIPLINARIO LABORAL EN COLOMBIA

Por Paola Betancur

El derecho fundamental al debido proceso resulta plenamente aplicable a las relaciones que se deriven de un contrato laboral, debido a que uno de los principales fines del Estado Social de Derecho, según el artículo 2 de la Constitución, es garantizar la efectividad material de los principios, derechos y deberes consagrados en ella.

Según lo dispuesto en el artículo 29 Constitucional, el debido proceso:

“(…)se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. Nadie podrá ser juzgado sino conforme a leyes preexistentes al acto que se le imputa, ante juez o tribunal competente y con observancia de la plenitud de las formas propias de cada juicio. En materia penal, la ley permisiva o favorable, aun cuando sea posterior, se aplicará de preferencia a la restrictiva o desfavorable. Toda persona se presume inocente mientras no se la haya declarado judicialmente culpable. Quien sea sindicado tiene derecho a la defensa y a la asistencia de un abogado escogido por él, o de oficio, durante la investigación y el juzgamiento; a un debido proceso público sin dilaciones injustificadas; a presentar pruebas y a controvertir las que se alleguen en su contra; a impugnar la sentencia condenatoria, y a no ser juzgado dos veces por el mismo hecho. Es nula, de pleno derecho, la prueba obtenida con violación del debido proceso.” (Negrita fuera de texto)

El artículo 29 de la Constitución contempla, además, otros derechos que se entienden contenidos en el núcleo esencial del derecho al debido proceso, como son el derecho de defensa, el derecho de asistencia de un abogado, el derecho a un proceso sin dilaciones injustificadas, el derecho a presentar, contradecir y controvertir pruebas, el derecho a impugnar la sentencia condenatoria y el derecho a no ser juzgado dos veces por el mismo hecho. De igual forma, comprende un conjunto de principios materiales y formales entre los que se encuentran el principio de legalidad de la falta y la sanción disciplinaria, publicidad, juez natural, la prohibición de la reformatio in pejus (prohibición de reformar en perjuicio del recurrente), indubio pro disciplinado (cualquier duda razonable sobre la responsabilidad del investigado debe resolverse a su favor), non bis in idem (prohibición de sancionar dos veces por el mismo hecho), favorabilidad, imparcialidad, proporcionalidad, presunción de inocencia, cosa juzgada, doble instancia, preexistencia de la norma, juez competente, intimidad, lealtad, buena fe, dignidad, honra y buen nombre; principios que se reconocen como verdaderos derechos fundamentales, por medio del desarrollo jurisprudencial.

Por lo anterior, el debido proceso se entiende como el derecho de todo ser humano de obtener todas las garantías que permitan alcanzar decisiones justas, que deben respetarse en cualquier procedimiento cuya decisión pueda afectar los derechos de las personas, cuya exigencia es predicable tanto de entidades estatales como de particulares, ante la necesidad de garantizar en toda relación jurídica unos parámetros mínimos de legalidad procesal y la seguridad jurídica.

Siendo así, las relaciones laborales no escapan de este marco de protección de principios y garantías constitucionales, el debido proceso disciplinario laboral se erige como una garantía constitucional, sobre la cual todo procedimiento sancionatorio, debe respetar las garantías mínimas expresadas anteriormente. Por lo cual, en el contexto laboral, esto implica que ningún trabajador puede ser sancionado o despedido por justa causa sin que previamente se le hayan asegurado las garantías del debido proceso y se haya realizado adecuadamente el procedimiento establecido para aplicar las sanciones derivadas del debido proceso disciplinario laboral, so pena de no producir efecto una decisión que adolezca de este.

El proceso disciplinario es el procedimiento interno que debe cumplir la empresa para investigar y esclarecer los hechos relacionados con presuntas faltas cometidas por los trabajadores en el desarrollo del contrato de trabajo. Así las cosas, cuando se evidencie que un trabajador pudo haber incurrido en una falta o incumplimiento a las obligaciones y/o prohibiciones derivadas de la ley, el contrato, las políticas o procedimientos internos propio de la empresa, habrá lugar a un proceso disciplinario.

La Ley 2466 de 2025, conocida como reforma laboral, introdujo unos cambios respecto a el procedimiento que debe llevarse para el debido proceso disciplinario laboral, el artículo 7 de la norma precitada, modificó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, por medio del cual se incluyeron unos pasos o etapas que deben obligatoriamente tenerse en cuenta para imponer una sanción disciplinaria, que se habían venido desarrollando jurisprudencialmente pero que ahora se introdujeron dentro del texto de la norma.

En virtud de lo anterior, resulta indispensable que se sigan los parámetros mínimos que delimitan el uso de la facultad sancionatoria, que permiten conocer las condiciones en que las que ha de desarrollarse la relación entre empleador y trabajador, por lo cual, se deben ajustar los reglamentos internos de trabajo fijando esos mínimos que garantizan los derechos al debido proceso asegurando al menos:

1. La comunicación formal de la apertura del proceso al trabajador: Una vez se tenga conocimiento sobre la posible comisión de una falta, el empleador comunicará la decisión de apertura de investigación al trabajador, por escrito, ya que este tiene derecho a conocer de manera clara y concreta cuales son las circunstancias de tiempo, modo y lugar que motivaron la apertura del proceso.  

2. La indicación de hechos, conductas u omisiones que motivan el proceso, la cual deberá ser por escrito: En la comunicación por escrito de la apertura del proceso se le debe indicar al trabajador qué hechos motivan el proceso, cual es la conducta que se le atribuye, qué norma interna o legal presuntamente infringió, la calificación provisional de esa falta que se le imputa y cuál es la posible sanción que deriva de la conducta presuntamente desplegada por este.

3. El traslado al trabajador o trabajadora de todas y cada una de las pruebas que fundamentan los hechos, conductas u omisiones del proceso: Debe existir un traslado al imputado de las pruebas que fundamentan los cargos formulados, esto hace parte del derecho de defensa y contradicción, ya que para que pueda ser efectivamente garantizado el trabajador debe conocer de manera previa todo aquello que se haya recolectado en el proceso de indagación e investigación para que se pueda pronunciar sobre aquello y controvertirlo de ser el caso.

4. La indicación de un término durante el cual el trabajador o trabajadora pueda manifestarse frente a los motivos del proceso, controvertir las pruebas y allegar las que considere necesarias para sustentar su defensa el cual en todo caso no podrá ser inferior a 5 días. En caso de que la defensa del trabajador frente a los hechos, conductas u omisiones. que motivaron el proceso sea verbal, se hará un acta en la que se transcribirá la versión o descargos rendidos por el trabajador: Debe concederse al trabajador un espacio real de defensa y contradicción, esto se conoce como descargos, estos pueden darse de forma escrita u oral, y en ellos el trabajador puede manifestarse sobre los hechos, aportar pruebas, solicitar la práctica de otras dentro del proceso y controvertir las que se le allegaron, para esto, se le debe dar un tiempo razonable al trabajador que no puede ser inferior a 5 días hables. Es importante que de la diligencia de descargos quede un acta formal.

5. El pronunciamiento definitivo debidamente motivado identificando específicamente la(s) causa(s) o motivo(s) de la decisión: El empleador está obligado a analizar de forma imparcial lo aportado en el proceso y de esto emitir un pronunciamiento definitivo, mediante un acto motivado y congruente, que puede resultar en una decisión de imposición de una falta, el archivo del proceso o su preclusión, según lo que emane del proceso.

6. De ser el caso, la imposición de una sanción proporcional a los hechos u omisiones que la motivaron. En el caso de resultar la decisión en la imposición de una sanción esta deberá ser proporcional a la falta cometida, teniendo en cuenta circunstancias agravantes y atenuantes de la conducta.

7. La posibilidad del trabajador de impugnar la decisión: El trabajador tiene derecho a la doble instancia, es decir, que puede interponer los recursos de ley para que la decisión sea revisada, por la instancia que la profirió (reposición) o por el superior jerárquico (apelación), según el recurso interpuesto.

Finalmente, es importante tener en cuenta que:

a) En virtud del principio de inmediatez, el proceso no puede ser indeterminado en el tiempo, por lo cual, debe realizarse en un término razonable que puede ser estipulado en la reglamentación interna de la entidad.

b) Si el trabajador o trabajadora se encuentra afiliado a una organización sindical, le asiste derecho de ser acompañado a la diligencia de descargos por uno o dos miembros de la organización sindical que sean trabajadores de la empresa.

c) Al trabajador con discapacidad se le deberán garantizar los ajustes razonables para garantizar la comunicación y comprensión del proceso.

d) La nueva normatividad impone la obligación al empleador de actualizar el Reglamento Interno de Trabajo, acorde con los parámetros mínimos descritos en el artículo 7 de la Ley 2466 de 2025, a más tardar el 25 de junio de 2026, ya que el rol del RIT es muy importante en la empresa porque define las faltas, sanciones y regula el procedimiento disciplinario que debe ser público y conocido.

e) Este procedimiento podrá realizarse utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones.

f) Este procedimiento no aplicará a los trabajadores del hogar, ni a las micro y pequeñas empresas de menos de diez (10) trabajadores, quienes solo tendrán la obligación de escuchar previamente al trabajador sobre los hechos que se le imputan, respetando las garantías del derecho de defensa y del debido proceso.

g) La omisión o incumplimiento del procedimiento establecido para la imposición de sanciones dentro del proceso disciplinario laboral puede generar la interposición de acciones judiciales y constitucionales por vulneración de derechos fundamentales por el desconocimiento de las garantías mínimas del trabajador dentro del debido proceso, ello puede generar consecuencias tales como la declaratoria ineficacia o invalidez de la sanción, ineficacia del despido sin justa causa, el pago de indemnizaciones, salarios y prestaciones dejados de percibir, así como ordenes de reintegro, entre otras adversas al empleador. En tal sentido, el debido proceso disciplinario no constituye una alternativa discrecional, sino una exigencia constitucional y legal que condiciona la validez de las decisiones sancionatorias.